Обработка ПДн в бухгалтерии и кадрах: документы по 152-ФЗ

Какие ПДн обрабатывают бухгалтерия и кадры

Бухгалтерия и кадровая служба обрабатывают наиболее полный набор персональных данных в организации. Это паспортные данные, ИНН, СНИЛС, адрес регистрации и проживания, банковские реквизиты, сведения о семейном положении, данные об образовании и трудовом стаже.

К специальным категориям относятся сведения о состоянии здоровья (больничные листы, справки об инвалидности), которые обрабатываются для расчета пособий и предоставления льгот. Их обработка регулируется статьей 10 закона 152-ФЗ.

Все эти данные хранятся в кадровых информационных системах, программах расчета зарплаты и передаются в государственные органы: ФНС, СФР, Росстат. Каждая такая передача должна иметь законное основание.

Зарплатные данные и расчетные листки

Данные о заработной плате относятся к персональным данным работника. Обработка зарплатных данных для исполнения трудового договора и выполнения обязанностей по ТК РФ не требует согласия работника (п. 5 ч. 1 ст. 6 закона 152-ФЗ).

Однако передача данных для зачисления зарплаты на банковскую карту (зарплатный проект) требует согласия работника, так как это передача третьему лицу — банку. Согласие включается в заявление о перечислении зарплаты на карту.

Расчетные листки содержат ПДн и должны выдаваться лично работнику. Размещение расчетных листков в общедоступных местах или отправка на незащищенную электронную почту является нарушением конфиденциальности персональных данных.

Обработка ПДн в 1С и учетных системах

Программы 1С (ЗУП, Бухгалтерия, ERP) являются информационными системами персональных данных (ИСПДн). Организация обязана определить уровень защищенности ИСПДн согласно Постановлению Правительства РФ N 1119 и принять соответствующие меры защиты.

При использовании облачных версий 1С (1С:Фреш, 1С в облаке) данные передаются на обработку третьему лицу. Необходимо заключить поручение на обработку ПДн с поставщиком облачного сервиса и отразить это в политике обработки.

Доступ к базам 1С с персональными данными должен быть разграничен: бухгалтер видит только данные для расчета зарплаты, кадровик — кадровые данные. Логирование доступа к ПДн является рекомендуемой мерой защиты.

Согласие работника и правовые основания обработки

Основное правовое основание обработки ПДн работников — исполнение трудового договора (п. 5 ч. 1 ст. 6 закона 152-ФЗ) и выполнение обязанностей работодателя по ТК РФ. Для этих целей отдельное согласие работника не требуется.

Согласие необходимо для целей, не предусмотренных трудовым законодательством: оформление полиса ДМС, передача данных в негосударственный пенсионный фонд, размещение данных на корпоративном сайте, предоставление рекомендаций по запросу третьих лиц.

Работник вправе запросить информацию о своих ПДн: какие данные обрабатываются, кому передаются, на каком основании. Работодатель обязан предоставить ответ в течение 10 рабочих дней.

Налоговая отчетность и передача данных в госорганы

Передача ПДн в ФНС, СФР и другие государственные органы осуществляется в рамках исполнения законодательных требований (п. 2 ч. 1 ст. 6 закона 152-ФЗ). Согласие работника для этого не требуется, однако работник должен быть уведомлен о таких передачах.

Отчетность по формам 6-НДФЛ, РСВ, СЗВ-ТД, ЕФС-1 содержит персональные данные работников. При передаче по электронным каналам связи данные должны быть защищены средствами криптографической защиты информации.

Важно помнить: передача ПДн в рамках налоговой отчетности не является передачей третьим лицам в понимании 152-ФЗ, а является исполнением обязанности, установленной законом.

Персональные данные контрагентов и подрядчиков

Бухгалтерия обрабатывает ПДн представителей контрагентов: ФИО руководителей, контактные данные, доверенности, банковские реквизиты ИП. Для обработки данных контактных лиц юридических лиц правовым основанием является законный интерес оператора.

Обработка данных индивидуальных предпринимателей требует особого внимания: ИП одновременно является и физическим лицом, и субъектом предпринимательской деятельности. Рекомендуется получить согласие ИП на обработку его данных или указать правовое основание в договоре.

При работе с самозанятыми бухгалтерия обрабатывает их ИНН, паспортные данные, банковские реквизиты. Данные хранятся в течение сроков, установленных налоговым законодательством — не менее 5 лет после завершения расчетов.